では、なぜ総勘定元帳が必要なのか考えてみましょう。
日々の取引を仕訳して記入する仕訳帳には、複数の勘定科目が使われます。「現金」「仕入れ」「売上げ」などの取引が、時系列にずらっと並ぶことになり、当然ながら記録したデータは膨大になります。「今の時点で売上高はいくら？」「どれくらい通信費や交際費を使っている？」などを知りたいと思っても、あちこちにデータが散らばっていると情報を読み取るのは大変。手間もかかるし計算ミスも心配です。

そこで必要になってくるのが、現金なら現金だけ、仕入れなら仕入れだけというように勘定科目ごとに集計した帳簿で、これが総勘定元帳です。仕訳帳に記入されたすべてのデータを分解整理し、勘定科目ごとに勘定口座（帳簿上の場所のこと）を作ってまとめたもの、と考えるといいでしょう。
総勘定元帳では、特定の勘定科目の情報をスムーズに把握することができます。また、関係者への財務状況を報告したり、経営分析をしたりする際の材料としても必要不可欠な帳簿です。

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＜総勘定元帳の主な役割＞
①勘定科目ごとの取引状況を把握できる
②勘定科目ごとの残高がすぐにわかる
③試算表の作成が簡単にできる